2019-01-21-Fatturazione-elettronica-Gensec-GDPR-Blog

La fatturazione elettronica e il GDPR. Come un’azienda può affrontare queste due novità al meglio

Abbiamo iniziato il nuovo anno con una novità ormai conosciuta da moltissime aziende: la fattura elettronica. Di che cosa si tratta? Di un vero e proprio documento fiscale emesso e ricevuto in un qualsiasi formato elettronico, il quale deve assicurare i requisiti di validità dell’origine, di perfezione, completezza e leggibilità del contenuto.

Se il 2018 ha portato il GDPR e la nuova normativa privacy, iniziamo il 2019 con moltissimi cambiamenti all’orizzonte. Gensec offre servizi alle aziende da oltre dieci anni e con questo articolo vuole aiutarle a risolvere alcuni dubbi, per vivere 365 giorni in completa serenità su tutti i fronti.

Come funziona la fatturazione elettronica?

Iniziamo facendo luce su alcuni aspetti che risultano ancora poco chiari alla maggior parte degli utenti. La fatturazione elettronica è un sistema che coinvolge diversi attori tra cui:

  1. Un fornitore/suo intermediario;
  2. Il sistema di interscambio nazionale;
  3. La pubblica amministrazione, la vera e propria destinataria della fattura.

Per prima cosa la Pubblica Amministrazione soggetta all’obbligo di fatturazione elettronica deve comunicare al proprio fornitore un codice univoco composto da lettere e numeri, ormai conosciuto come codice SDI, il quale riporta un vero e proprio acronimo del sistema di interscambio. Esso deve essere riportato nella fattura elettronica insieme a: Partita IVA, indirizzo, data del documento e tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali. Una volta compilata, la fattura deve essere firmata digitalmente dal soggetto emittente. Questo garantisce la PA sull’origine di emissione della fattura elettronica. L’invio e la ricezione possono avvenire grazie al Codice Destinatario, ottenibile all’Agenzia dell’Entrate, qualora si fosse in possesso di partita IVA.

Si può ben sottolineare che questa procedura digitale di emissione, trasmissione e conservazione di documenti fiscali serve per eliminare il supporto cartaceo e i costi di stampa, spedizione e mantenimento relativi allo stesso, modificando completamente la maniera di compilazione, invio, ricevimento e custodia. Un’azienda per affrontare quest’obbligatoria novità non deve, assolutamente demoralizzarsi, dato che si pensa erroneamente di dover imparare a scrivere in codice.  È vero, il flusso delle informazioni che solitamente si scriveva in fattura tradizionale, mediante l’aiuto col computer ora viene tradotto in linguaggio XML, grazie ai software di fatturazione elettronica.

Al termine della procedura apporre la firma elettronica digitale o quella del suo intermediario per assicurare l’originalità e la validità del contenuto.

Tra GDPR e fatturazione elettronica

L’azienda emittente deve affrontare non solo la novità della fattura elettronica, ma anche porre particolare attenzione nei confronti del Regolamento Europeo che come ben sappiamo protegge i dati personali.

A questo proposito è intervenuto il “Garante Privacy” il quale ha fatto leva mediante il proprio potere correttivo, nei confronti dell’Agenzia delle Entrate.

Questo perché ha appurato che all’interno dell’obbligo della fatturazione elettronica, vigevano “rilevanti criticità in ordine alla compatibilità” con il GDPR, tanto che lo stesso Garante ha chiesto o, meglio preteso, ogni tipo di collaborazione per far rispettare la “privacy by design”.

In effetti, con tale procedimento obbligatorio, se non si praticano le opportune precauzioni, sono in serio pericolo le notizie personali dell’intera popolazione le quali rischiano di essere note a chiunque. Ed ecco che un’azienda deve affrontare al meglio quest’altra novità sopraggiunta per evitare di divulgare notizie che potrebbero infrangere le regole della privacy. É certo che l’Agenzia delle Entrate deve ricevere e usare i dati inviati tramite il codice SDI ma è altrettanto necessario che consideri solo le notizie fiscali e nient’altro.

Risulta necessario sviluppare una preventiva consultazione per difendere il nuovo provvedimento, tanto da poter assicurare la protezione dei dati personali, mettendo in atto opportune misure tecnico organizzative, ancor prima che la fattura elettronica venga emessa. Dunque, le aziende devono affrontare nuovi adempimenti inerenti alla privacy e voluti obbligatoriamente dal GDPR. Non rispettando il nuovo Regolamento Europeo, utile per difendere i dati personali e non danneggiare i diritti e le libertà vitali a tutti i cittadini le aziende stesse vengono sanzionate e le pene pattuite possono essere sia amministrative che penali e considerano somme che possono arrivare fino ai 10 milioni di euro o, al 2% del fatturato.

Come sopravvivere al problema della fatturazione elettronica

Dunque, ogni azienda che emette fattura, per evitare di essere sanzionata deve strutturare ogni suo processo di gestione dati, avvicinandosi al GDPR-compliant. Ad oggi, è previsto che l’Agenzia delle Entrate non deve dar vita a nessuna banca dati delle fatture, dato che deve memorizzare solo le notizie fiscali, utili per attuare i corretti e automatizzati controlli.
Lo stesso Istituto può conservare i documenti fiscali solo se il contribuente lo richiede per poterli consultare al bisogno. Nell’intera faccenda, per studiare bene il caso si sono visti coinvolti tanti organi, come l’Agenzia per l’Italia digitale, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti, quello dell’ordine dei Consulenti del Lavoro, degli esperti contabili e l’AssoSoftware, vale a dire l’associazione dei produttori software fiscale e gestionale. Si è arrivati ad oggi, ad una conclusione, vale a dire a quella che indica un nuovo sistema di e-fattura, utile per far memorizzare all’Agenzia delle Entrate, escludendo la descrizione del bene o del servizio indicato in fattura, solo le notizie fiscali che servono per avanzare i controlli automatizzati, come le contraddittorietà tra i dati dichiarati e quelli a disposizione dello stesso Istituto.

L’unica soluzione per non incorrere in sanzioni è adeguarsi al GDPR e sfruttare al meglio il nuovo strumento per la fatturazione elettronica!