L’organizzazione: un elemento imprescindibile per il contesto lavorativo

È inutile negarlo: avere una buona organizzazione, all’interno del contesto lavorativo, è uno dei modi migliori per svolgere al meglio ogni mansione.

Se cerchiamo una definizione chiara e concisa, possiamo certamente racchiuderla in questa breve affermazione “l’attività o l’ente che corrisponde in modo sistematico alle esigenze di funzionalità e di efficienza di un’impresa per lo più collettiva”.

È quindi funzionale ed indispensabile per raggiungere gli obiettivi prefissati, ad esempio a inizio anno o a scadenza stagionale.

Le capacità ricercate in un dipendente

I dipendenti i quali organizzano bene il proprio lavoro raggiungono risultati migliori. Questo è certamente un beneficio da cui l’azienda può trarre molto vantaggio.

Ma da che cosa è necessario incominciare, per ottenere il risultato desiderato?

  1. Individuazione e gestione delle priorità
  2. Organizzazione del lavoro
  3. Gestione del tempo e delle risorse
  4. Rispetto delle scadenze

Scopriamo insieme, grazie ad una piccola spiegazione, perché ognuno dei seguenti punti è richiesto in un contesto lavorativo ed è indispensabile per la riuscita delle mansioni.

L’individuazione e la gestione delle priorità

Partiamo quindi dal primo punto, puntualizzando una differenza tra due termini specifici ovvero “urgenza” ed “importanza”.

Organizzare i compiti secondo la loro urgenza, permette di focalizzare che cosa è davvero critico e che cosa non lo è, riuscendo a postulare un elenco aggiornato e puntuale, evitando così di dedicare maggior tempo ad attività marginali, che rischiano di far perdere di vista gli obiettivi più importanti.

Ricordiamo inoltre che è assolutamente dannoso procedere allo svolgimento utilizzando il metodo “multitasking”.

Ogni singola attività deve essere svolta in maniera a sé stante, risolta, concedendo così l’opportunità di distribuire in modo equo le energie ed ottimizzando le risorse.

Grazie alla stesura di un piano organizzato in modo puntuale e ben distribuito è possibile dare spazio agli imprevisti (sperando sempre che non si presentino in maniera insistente).

L’organizzazione del lavoro e la gestione del tempo

Quando decidiamo di “organizzare un lavoro”, che sia il nostro oppure quello degli altri, significa che è necessario adottare una determinata strategia, avendo bene in mente quali sono le fasi indispensabili e consequenziali per portare a termine un progetto.

Per quanto riguarda invece il terzo punto, indipendentemente dalla mansione che si svolge, tutti siamo a conoscenza che il tempo sia una risorsa davvero preziosa.  Gestirla in maniera ottimale è un’ottima modalità per concedere spazio agli svaghi/affetti.

Il rispetto delle scadenze

Il rispetto delle scadenze è stato inserito alla fine della nostra lista, certamente non perché tra tutti sia il meno importante.

È vero, rispettare la consegna non è l’unica cosa che conta, perché è bene ricordare che è molto più importante una produzione di qualità che la quantità.

Ma i ritardi, specialmente con i clienti, è bene evitarli, per molteplici motivi:

  • Possono certamente essere fonte di irritazione;
  • Implicano il non rispetto della suddivisione delle attività;
  • Presuppongono il mancato raggiungimento di un obiettivo finale prefissato;
  • Rischiano di dare origine ad incomprensioni (specialmente con il superiore).

 

Cosa è fondamentale nel contesto lavorativo

Passiamo ora dalla semplice teoria alla pratica: per sopravvivere e non lasciarsi travolgere da uno o più progetti un aspetto fondamentale è riuscire a programmare tutte le attività che essi comportano.

Avere un piano ben suddiviso e sempre aggiornato è decisamente la soluzione a molti problemi – specialmente se seguito costantemente, salvo urgenze.

Esso deve essere distribuito in ore, settimane, mesi in cui devono essere precisati i termini di consegna.

Se compilato in modo corretto, questo può essere un ottimo modo per riuscire a stabilire una tabella d marcia, specialmente se viene condiviso con il proprio team di lavoro.

“Calendarizzando” e avendo sotto controllo una scansione temporale si dovrebbe così evitare di passare continuamente dallo svolgimento di un’attività all’altra, non essendo così travolti dalla mole di lavoro.

 

Hai bisogno di professionisti che si dedichino con costanza e cura alle mansioni da svolgere? Contattaci: i nostri dipendenti, cordiali e qualificati, sapranno fornire la risposta che cerchi, al momento giusto!