20 Gen Come è cambiato il lavoro receptionist durante il covid
Ci stiamo faticosamente adeguando alle nuove abitudini imposte dalla Pandemia Covid-19, la quale fin dall’11 marzo 2020 (giorno in cui l’OMS ha ufficialmente definito tale virus come una vera e propria pandemia) ci ha costretti a modificare radicalmente un numero non indifferente di attività che quotidianamente venivano poste in essere con tranquillità, spensieratezza e senza alcun tipo di prevenzione. Sono tanti i lavoratori che, anche durante il periodo di lockdown, hanno continuato a svolgere le loro mansioni, e tra questi vi rientrano i receptionist.
Il contributo dei receptionist durante covid è stato essenziale, nonostante fossero sprovvisti di mascherine e guanti, importanti dispositivi di protezione individuale; alcuni hanno contratto il virus e si sono ammalati, altri hanno preferito allontanarsi dalle loro famiglie per poterle proteggere dal rischio di contrarre il covid-19 e altri ancora hanno, invece, avuto la possibilità di poter svolgere la loro mansione mutando semplicemente la sede da cui usualmente prestavano i loro servizi.
Receptionist nell’era Covid: importante collegamento tra l’azienda e il mondo esterno
Noi esseri umani ci contraddistinguiamo, da tutti gli altri esseri viventi che popolano la Terra, per la caparbietà. Ed è grazie alla nostra ostinazione che ancora oggi possiamo permetterci di svolgere il nostro lavoro: i vaccini, i dispositivi di protezione individuale, i tamponi e le giuste distanze ci consentono di poter vivere la vita in maniera più serena, soprattutto rispetto ai primi periodi della Pandemia. Così anche per chi svolge l’attività di receptionist durante covid è possibile fornire un servizio di accoglienza in totale sicurezza. Le aziende hanno compreso, a differenza di qualche anno fa, che le prestazioni offerte da chi svolge l’attività di receptionist sono di fondamentale importanza poiché rappresentano il biglietto da visita dell’azienda stessa, oltre ad essere il primo punto di collegamento tra questa e il mondo esterno.
Motivo per il quale, chi riveste il ruolo di receptionist deve essere in grado di svolgere la propria mansione con competenza, professionalità e cortesia. Come abbiamo già detto, il/la receptionist è la prima persona con la quale entra in contatto un soggetto esterno all’azienda ed è proprio in relazione a tale primo approccio che l’interlocutore farà le sue valutazioni. Quindi, è necessario che chi viene assunto per tale ruolo abbia, oltre ad una elevata professionalità, la capacità di trasmettere fiducia. Il comportamento tenuto dal receptionist è l’ago della bilancia, ovvero in base alle risposte che fornirà al momento dell’interpello da parte di un contatto esterno porterà eventuali clienti o futuri collaboratori a valutare positivamente o meno l’azienda presso la quale lavora.
Massima professionalità, non significa esclusivamente essere educati e a disposizione del cliente, ma saper fornire risposte approfondite ed esaurienti in relazione all’attività di cui si occupa l’impresa; oltre a saper porre rimedio ad eventuali situazioni negative venutesi a creare a causa di errori o omissioni, le quali potrebbero ingenerare nei clienti un sottile velo si sfiducia che potrebbe persino comportare la perdita del cliente stesso. L’assertività è, oggigiorno, una peculiare capacità di cui il receptionist deve essere fornito, al fine di far valere il punto di vista dell’azienda per cui lavora, senza però compromettere il rapporto di fiducia in precedenza instaurato con il cliente, ovvero far comprendere a quest’ultimo che l’azienda ha cuore il rispetto delle sue esigenze.
Positività e fiducia
Pur vivendo un periodo storico non propriamente felice, è indispensabile che gli addetti al servizio receptionist trasmettano positività e fiducia. Persone altamente motivate in grado di svolgere il proprio ruolo con una buona dose di entusiasmo formano il giusto mix che consente ad un’azienda di contraddistinguersi. L’accuratezza, la professionalità, la diligenza e soprattutto la precisione con cui il receptionist svolge la sua attività deve essere il fiore all’occhiello, che possa anche incoraggiare clienti e collaboratori esterni a contattare nuovamente quella specifica azienda. Inoltre, sia che si tratti di mansioni da svolgere unicamente al telefono o che richiedano la presenza fisica del receptionist, sarà indispensabile che lo stesso si rivolga all’interlocutore con voce chiara e tono deciso, senza lasciare spazio a dubbi circa le sue competenze.
La comunicazione è un aspetto decisivo e fondamentale per riuscire a porre a proprio agio i clienti. Non è insolito, per chi svolge tali mansioni dover minimizzare i disagi e instaurare comunicazioni positive che possano trasformare eventuali situazioni negative ingenerate da errori o incomprensioni da parte dei clienti, con il fine di cercare di creare o recuperare quel clima di fiducia che rischia di logorarsi irrimediabilmente. Ma non è tutto. Per rafforzare l’immagine dell’azienda è indispensabile garantire la presenza continua della stessa persona, cosicché i clienti possano instaurare con la stessa un rapporto di fiducia, che garantisca loro che l’azienda cui si stanno rivolgendo risulta essere una realtà seria, forte e affermata. Al contrario, un continuo turnover potrebbe ingenerare una sorta di instabilità, motivo per il quale occorre ridurre al minimo l’eventuale sostituzione del personale.