Reception e centralino
Il servizio di accoglienza è il primo biglietto da visita per ogni azienda. La formazione, la professionalità, l’immagine e la cortesia sono elementi fondamentali.
L’azienda moderna non può tralasciare nulla al caso e anche aspetti che fino a qualche anno fa erano completamente trascurati devono essere gestiti con la dovuta considerazione in modo da poter fornire dei ritorni all’impresa non solo dal punto di vista economico ma anche in termini di immagine aziendale. Sono infatti diversi i servizi aziendali che possono assicurare dei buoni ritorni d’immagine e per questo motivo non devono essere trascurati. Tra questi sono sicuramente da considerare quelli di reception e centralino. Di seguito cercheremo quindi di fornire delle informazioni utili su questi due aspetti aziendali che devono essere curati in modo dettagliato.
I SERVIZI DI RECEPTION E CENTRALINO
Punto di collegamento tra l’azienda e il mondo esterno
A differenza di qualche anno fa, oggi le persone che si occupano di reception e di centralino svolgono un ruolo fondamentale all’interno di una organizzazione aziendale. I motivi che ci portano a fare questa affermazione sono diversi anche se in realtà possiamo ricondurli innanzitutto al fatto che le persone che si occupano di queste attività rappresentano il punto di collegamento tra l’azienda e il mondo esterno e in secondo luogo per il fatto che assicurano anche un coordinamento elevato all’interno dell’organizzazione stessa.
Creare un’immagine dell’azienda
Sia le persone che si occupano della reception di clienti o di altre persone che entrano in contatto con l’azienda sia coloro che invece rispondono al centralino rappresentano il primo punto di contatto con il mondo esterno e tutto ciò richiede quindi che il lavoro sia svolto innanzitutto con competenza e subito dopo con una elevata professionalità e cortesia. Il primo impatto è infatti fondamentale per un’azienda che decide di entrare in contatto con un’azienda, in quanto in base alle risposte che otterrà e alle modalità con la quale si pone l’interlocutore prenderà forma l’idea della realtà con la quale si sta entrando in contatto; il comportamento delle persone che si occupano di queste attività, infatti, è determinante per fare in modo che si venga a creare una determinata immagine dell’azienda.
Massima professionalità e fiducia
Proprio per questo motivo, i servizi di reception e centralino che forniamo alle aziende sono orientati alla massima professionalità e fare in modo che le persone deputate a queste attività siano sempre le stesse in modo da creare empatia e fiducia nelle persone che entrano in contatto con l’azienda.
PERCHÉ È IMPORTANTE CURARE IN MODO ADEGUATO RECEPTION E CENTRALINO
Come abbiamo accennato, l’immagine che viene trasmessa dell’azienda è uno dei punti fondamentali dei servizi di reception e centralino. Infatti se nel momento in cui si contatta l’azienda ci troviamo di fronte ad una persona svogliata o che ci mette tempo a portare a termine la richiesta, sicuramente penseremo che l’azienda non tratta in modo adeguato i clienti; ciò può inoltre avere diversi aspetti negativi, non ultimo il fatto che una persona potrà fare, attraverso il passaparola, una pubblicità negativa sull’azienda.
Azienda orientata al cliente
Centralino e reception quindi sono due elementi che possono immediatamente far capire se l’azienda è orientata al mercato, se il personale che si occupa di queste attività è formato in maniera opportuna, se la parte manageriale è effettivamente orientata al cliente e se comunica in maniera efficace con i suoi clienti o con tutte le persone con cui entra in contatto.
Preparati a soddisfare ogni necessità
Nello specifico, la figura del centralinista è importante in quanto questa persona deve soddisfare in modo completo le necessità di coloro che contattano l’azienda, cercando di essere molto sensibili e di comprendere quale sia la migliore azione da mettere in campo per risolvere le diverse necessità.
COME DEVONO ESSERE EFFETTUATE LE ATTIVITÀ DI RECEPTION E CENTRALINO
Abbiamo appena accennato al fatto che receptionist e centralinisti devono essere in grado di fornire un servizio in grado di soddisfare in modo completo le necessità della clientela. Nel caso specifico, le persone che noi proponiamo come centralinisti sono in grado di rispondere in modo rapido ad un volume di chiamato molto elevato, di fornire le informazioni richieste dall’interlocutore e, nel caso in cui sia necessario, procedere all’inoltro della chiamata verso l’ufficio o la persona in grado di soddisfare in pieno la sua necessità, riuscendo in tal modo a fornire un’ottima immagine dell’azienda.
Personale interessato alle necessità della clientela
Il centralinista, infatti, deve essere una persona in grado di dimostrarsi interessato alle necessità della clientela e questi percepiranno che l’azienda è orientata al cliente in modo molto positivo. Coloro che rispondono al centralino aziendale deve creare un ambiente caldo ed accogliente per il cliente e fare in modo di ascoltare sempre con la massima attenzione le richieste dello stesso; solo in questo modo riuscirà a trasmettere la sensazione di trovarsi di fronte ad un’azienda fortemente orientata al cliente.
Un ruolo erroneamente sottovalutato
Positività e fiducia
Tutto ciò comporta che gli addetti ai servizi di centralino e reception che proponiamo alle grandi realtà imprenditoriali siano altamente motivati e che svolgano il loro ruolo con il giusto entusiasmo in modo da poterlo vivere al meglio e con un cliente al quale viene trasmessa positività e fiducia.
COSA CONTRADDISTINGUE IL NOSTRO PERSONALE
Il biglietto da visita verso il mondo esterno
Da diversi anni forniamo alle aziende, personale formato in modo accurato e molto professionale che sappia svolgere i compiti di receptionist e centralino in maniera ottimale.
I nostri addetti alla reception saranno in grado di svolgere nel migliori dei modi i compiti di accoglienza e di registrazione di ospiti e visitatori nonché di consegna di badge aziendali e di pass per i locali della stessa e di fornire la necessaria assistenza e supporto per l’allestimento di sale riunioni o di gestire qualsiasi necessità provenga da fornitori esterni.
Proprio perché queste persone rappresentano il primo biglietto da visita con il mondo esterno, la nostra necessità è quella di assicurare alle aziende che fanno richiesta di questi professionisti, di creare un clima di fiducia ed empatia con clienti e ospiti.
Turnover minimo
Ciò viene assicurato non solo facendo in modo che le persone chiamate a svolgere queste mansioni siano sempre le stesse ma anche che gli eventuali sostituti, che prenderanno il posto di receptionist e centralinisti in determinati periodi dell’anno o per particolari esigenze, siano sempre gli stessi. Cerchiamo infatti di ridurre al minimo il turnover del personale facendo in modo che anche i backup di eventuali sostituti siano sempre gli stessi, proprio per rafforzare l’immagine di sicurezza e serietà della nostra azienda cliente.
Professionalità e ispezioni
Inoltre per fare in modo di trasmettere professionalità nel momento in cui si viene accolti in azienda, sia i receptionist che i centralinisti vestono allo stesso modo, con una divisa raffinata ed elegante, realizzata in un pregiato tessuto in filo di Scozia; anche questi piccoli particolari sono in grado di trasmettere un’immagine positiva dell’azienda.
Inoltre, per evitare situazioni incresciosi e per essere certi che i nostri dipendenti siano sempre nelle condizioni di trasmettere serietà e professionalità, periodicamente effettuiamo delle ispezioni a sorpresa nei luoghi dove prestano il loro servizio per essere certi che siano sempre impeccabili nello svolgimento delle loro mansioni.
Tutto ciò determina che il servizio di receptionist e il servizio di centralinista siano sempre svolti con la massima efficienza e competenza.
Alcune indicazioni per chi svolge queste mansioni
Sia coloro che proponiamo come receptionist che come centralinista devono seguire alcuni accorgimenti molto importanti per essere certi di fornire delle prestazioni lavorative ottimali. Innanzitutto sia che si parli al telefono sia che si abbia fisicamente davanti un interlocutore è necessario parlare con voce chiara e tono deciso in modo da fornire le informazioni richieste in modo perfetto.
Fondamentale poi è riuscire a comunicare in modo positivo trasformando eventuali aspetti negativi in situazioni di vantaggio e cercando di minimizzare i disagi che possono essere provocati. Per fare in modo di creare un clima di fiducia è molto importante ascoltare il cliente, comprendere quali sono le sue reali necessità e interagire con lo stesso in modo da realizzare un’empatia in grado di portare alla soddisfazione delle esigenza; strettamente collegata a questo aspetto, è poi la necessità di mantenere la conversazione sempre su un tono formale.
Si tratta ovviamente di alcuni piccoli accorgimenti che cerchiamo di trasmettere a coloro che dovranno svolgere i servizi di centralino e receptionist in modo da assicurare sempre una prestazione professionale e competente.