16 Feb Le mansioni della receptionist: accoglienza e professionalità
Definizione della figura professionale
Per poter delineare quali sono le mansioni che spettano ad un/a receptionist è necessario partire dalla definizione del termine stesso. La receptionist è colui/colei il quale ha il compito di svolgere un servizio di accoglienza per i clienti che entrano in un’azienda. Le persone incaricate del ruolo di receptionist quindi risultano essere il primo biglietto da visita per l’azienda.
Essendo la receptionist la prima persona che un cliente incontra all’ingresso, viene da sé quindi comprendere quanto sia fondamentale scegliere persone competenti, accoglienti e professionali per svolgere questo ruolo. Il/la receptionist, è una figura cardine per qualsiasi tipo di contesto che includa l’accoglienza alla clientela, da un’impresa privata agli hotel. In base alla location nella quale si svolgerà il lavoro di reception, alcune mansioni varieranno, e il personale dovrà essere preparato e pronto a svolgere le diverse mansioni.
Le competenze base della receptionist
In ogni tipo di contesto però è importante, per il personale addetto al front office, accogliere col sorriso il cliente. Sono necessarie quindi doti di affidabilità, disponibilità e cortesia, le quali dovranno essere percepite in maniera naturale da parte del cliente, per poter avere un immediato riscontro positivo. L’addetto alla reception è la prima figura aziendale che il cliente incontrerà, risulta quindi lapalissiano comprendere come il/la receptionist è colei o colui il quale trasmette per prima i valori dell’azienda.
La disponibilità e l’efficienza del receptionist saranno qualità esemplificative, agli occhi del cliente, dell’azienda. Caratteristiche principali che un/una receptionist deve avere. Per quanto possa erroneamente sembrare un compito facile, il lavoro del/la receptionist è molto più complesso di quanto sembri. É infatti necessario possedere una serie di caratteristiche professionali e umane, oltre che ad ulteriori skills necessarie per operare in un campo che sempre più richiede capacità di multitasking.
Le caratteristiche sono molte, vanno dal curare l’aspetto organizzativo dell’azienda, fino ad arrivare agli aspetti contabili e amministrativi. Fondamentale innanzitutto una propensione alla socialità ed a gestire al meglio il rapporto con la clientela. Successivamente, non può mancare ad un/a receptionist la proprietà della flessibilità, in maniera tale da potersi dividere al meglio nelle varie mansioni ad essa assegnate. In aggiunta a questo, alla base sono richieste doti organizzative, capacità nella pianificazione per poter gestire al meglio le varie attività che andranno a presentarsi nel corso della settimana lavorativa.
Competenze linguistiche e informatiche
Verrà richiesto al/alla receptionist, specialmente in un contesto lavorativo internazionale o comunque propenso a contatti con clientela estera, fluidità nel parlato e nello scritto di lingue straniere, inglese in primis. É possibile nel nostro Paese svolgere la mansione di receptionist in italiano, ma solitamente per quasi tutte le realtà attualmente esistenti è richiesta una preparazione e una conoscenza di almeno una o due lingue straniere, oltre chiaramente ad una perfetta dialettica e conoscenza della lingua italiana.
Vivendo in una società sempre più digitalizzata, è pressoché imprescindibile la conoscenza e e la capacità nell’utilizzo della tecnologia nella maggior parte dei contesti lavorativi, ed in particolare nell’ambito dell’informatica, per gestire al meglio i software gestionali dell’azienda. Il/la receptionist dovrà essere quindi abile ed efficiente nell’utilizzo dell’intranet, ovvero della rete aziendale prima, ma anche di internet, per gestire anche online le necessità dell’azienda.
In determinati contesti potrebbe risultare necessario avere conoscenze economiche di base per poter eventualmente gestire al meglio eventuali conti, pagamenti o compiti simili in ambito economico. Una preparazione di base di tipo contabile e amministrativo sarà fondamentale infatti per poter svolgere nel migliore dei modi il lavoro al bancone della reception.
Lavoro in team o individuale?
Essendo il/la receptionist una figura di riferimento sia per i clienti che per il personale dell’azienda stessa, è richiesta capacità di lavorare in team, sia in autonomia. Il lavoro in team risulta necessario per organizzare al meglio il piano aziendale, in modo da non incorrere mai in disattenzioni, sovrapposizioni di appuntamenti ed eventi.
Come diventare receptionist
Per svolgere il lavoro di addetto alla reception non è obbligatorio aver conseguito una laurea. Risulta solitamente però indispensabile aver conseguito un diploma, con particolare riferimento agli indirizzi di alberghiero o indirizzi di tipo economico e/o linguistico.
In mancanza di questi requisiti ad oggi sono disponibili vari corsi di formazione professionale in questo specifico ambito, in modo da garantire una buona preparazione di base a coloro i quali decideranno di approcciarsi al mondo della reception. Col tempo verranno poi sviluppate e migliorate le caratteristiche necessarie a svolgere le varie mansioni del/la receptionist, maturando esperienza direttamente sul campo.
Le principali mansioni della receptionist
Il primo compito di un/a addetto alla Reception, è quello di accogliere i clienti, offrendo loro aiuto in caso di necessità, ed informazioni chiare e dettagliate. Il ricevimento quindi risulta essere la prima fase da svolgere nel momento in cui un cliente entra nell’azienda, ma non basta soltanto questo per poter svolgere al meglio questa mansione. Successivamente, infatti, l’addetto receptionist in azienda dovrà svolgere mansioni di segreteria, ad esempio come la gestione delle telefonate in ingresso, inoltrandole poi ai destinatari, o lo smistamento delle lettere.
Alla figura del/la receptionist viene affidata solitamente anche, come accennato precedentemente, la gestione del centralino telefonico del locale. In questo modo per il personale sarà possibile gestire il traffico telefonico dell’azienda, ma anche eventualmente l’invio e il ricevimento di fax o di e-mail. Il/La receptionist potrebbe essere inoltre responsabile del piano organizzativo di appuntamenti, eventi e del calendario dell’azienda o di una persona in particolare all’interno dell’azienda. Risulterà quindi fondamentale un’organizzazione puntuale e precisa dei vari appuntamenti, e di eventuali spostamenti o cambi all’ultimo minuto, onde evitare spiacevoli problematiche.
In caso di eventuali reclami da parte della clientela, o da parte di qualche dipendente dell’azienda stessa, il/la receptionist dovrà assumersi la responsabilità del problema avvenuto, se quest’ ultimo è scaturito da una negligenza da parte di esso. Un punto a favore per svolgere al meglio le mansioni indicate è conoscere a fondo il luogo in cui si lavora, in riferimento sia alla struttura che al personale lavorativo. Un cliente che entra all’interno della struttura vedrà i receptionist come le prime persone di riferimento dell’azienda, saranno quindi il primo impatto, il biglietto da visita.
Conclusioni
Si comprende quindi l’importanza per le imprese di scegliere persone professionali e cortesi, in modo da far trasmettere, attraverso la figura del/la receptionist, i valori dell’azienda stessa. Nel momento in cui la clientela avrà bisogno anche solo di un’informazione riguardante la collocazione di un ufficio o di una persona, gli addetti alla reception dovranno farsi trovare pronti per mostrare preparazione, competenza e una forte propensione dell’azienda al cliente in ogni minimo aspetto.
Un/a buon/a receptionist è inoltre a tutti gli effetti addetto alle public relations, ovvero alle relazioni con il pubblico. Fondamentale quindi caratteristiche di disponibilità, customer care e gentilezza verso la clientela. L’obiettivo principale del receptionist è principalmente quindi quello di soddisfare totalmente il cliente in ogni sua richiesta, con prontezza, efficienza, affabilità, gentilezza e pazienza.