19 Dic La buona organizzazione: un elemento imprescindibile per il contesto lavorativo
È inutile negarlo: avere una buona organizzazione, all’interno del contesto lavorativo, è uno dei modi migliori per svolgere al meglio ogni mansione.
Se cerchiamo una definizione chiara e concisa, possiamo certamente racchiuderla in questa breve affermazione “l’attività o l’ente che corrisponde in modo sistematico alle esigenze di funzionalità e di efficienza di un’impresa per lo più collettiva”.
È quindi funzionale ed indispensabile per raggiungere gli obiettivi prefissati, ad esempio a inizio anno o a scadenza stagionale.
Le capacità ricercate in un dipendente
I dipendenti i quali organizzano bene il proprio lavoro raggiungono risultati migliori. Questo è certamente un beneficio da cui l’azienda può trarre molto vantaggio.
Ma da che cosa è necessario incominciare, per ottenere il risultato desiderato?
- Individuazione e gestione delle priorità
- Organizzazione del lavoro
- Gestione del tempo e delle risorse
- Rispetto delle scadenze
Scopriamo insieme, grazie ad una piccola spiegazione, perché ognuno dei seguenti punti è richiesto in un contesto lavorativo ed è indispensabile per la riuscita delle mansioni.
L’individuazione e la gestione delle priorità
Partiamo quindi dal primo punto, puntualizzando una differenza tra due termini specifici ovvero “urgenza” ed “importanza”.
Organizzare i compiti secondo la loro urgenza, permette di focalizzare che cosa è davvero critico e che cosa non lo è, riuscendo a postulare un elenco aggiornato e puntuale, evitando così di dedicare maggior tempo ad attività marginali, che rischiano di far perdere di vista gli obiettivi più importanti.
Ricordiamo inoltre che è assolutamente dannoso procedere allo svolgimento utilizzando il metodo “multitasking”.
Ogni singola attività deve essere svolta in maniera a sé stante, risolta, concedendo così l’opportunità di distribuire in modo equo le energie ed ottimizzando le risorse.
Grazie alla stesura di un piano organizzato in modo puntuale e ben distribuito è possibile dare spazio agli imprevisti (sperando sempre che non si presentino in maniera insistente).
L’organizzazione del lavoro e la gestione del tempo
Quando decidiamo di “organizzare un lavoro”, che sia il nostro oppure quello degli altri, significa che è necessario adottare una determinata strategia, avendo bene in mente quali sono le fasi indispensabili e consequenziali per portare a termine un progetto.
Per quanto riguarda invece il terzo punto, indipendentemente dalla mansione che si svolge, tutti siamo a conoscenza che il tempo sia una risorsa davvero preziosa. Gestirla in maniera ottimale è un’ottima modalità per concedere spazio agli svaghi/affetti.
Il rispetto delle scadenze
Il rispetto delle scadenze è stato inserito alla fine della nostra lista, certamente non perché tra tutti sia il meno importante.
È vero, rispettare la consegna non è l’unica cosa che conta, perché è bene ricordare che è molto più importante una produzione di qualità che la quantità.
Ma i ritardi, specialmente con i clienti, è bene evitarli, per molteplici motivi:
- Possono certamente essere fonte di irritazione;
- Implicano il non rispetto della suddivisione delle attività;
- Presuppongono il mancato raggiungimento di un obiettivo finale prefissato;
- Rischiano di dare origine ad incomprensioni (specialmente con il superiore).
Cosa è fondamentale nel contesto lavorativo
Passiamo ora dalla semplice teoria alla pratica: per sopravvivere e non lasciarsi travolgere da uno o più progetti un aspetto fondamentale è riuscire a programmare tutte le attività che essi comportano.
Avere un piano ben suddiviso e sempre aggiornato è decisamente la soluzione a molti problemi – specialmente se seguito costantemente, salvo urgenze.
Esso deve essere distribuito in ore, settimane, mesi in cui devono essere precisati i termini di consegna.
Se compilato in modo corretto, questo può essere un ottimo modo per riuscire a stabilire una tabella d marcia, specialmente se viene condiviso con il proprio team di lavoro.
“Calendarizzando” e avendo sotto controllo una scansione temporale si dovrebbe così evitare di passare continuamente dallo svolgimento di un’attività all’altra, non essendo così travolti dalla mole di lavoro.