Outsourcing: cos’è e come funziona l’esternalizzazione dei servizi

13 Set Outsourcing: cos’è e come funziona l’esternalizzazione dei servizi

La gestione ottimale dei servizi aziendali permette di ottenere risultati significativi sia nel breve che nel lungo periodo. Sebbene ogni attività lavorativa abbia esigenze specifiche, negli ultimi anni le tecniche e i servizi utilizzati vertono in molti casi verso la stessa direzione.

Tra le soluzioni più interessanti ed efficaci figura l’Outsourcing, ma cosa significa, come funziona e quali sono i benefici che si possono trarre?

Outsourcing: cos’è

La parola inglese Outsourcing è utilizzata per definire l’esternalizzazione dei servizi, essa infatti, letteralmente si traduce come approvvigionamento esterno.

Quando ci si riferisce a tale espressione si identifica quell’azione da parte di enti pubblici e imprese di ricorrere ad altre imprese per lo svolgimento di specifiche parti dei propri processi di produzione, o semplicemente di alcune fasi del processo di supporto.

Non sempre però l’Outsourcing riscontra tale significato, in alcune casistiche identifica anche la condizione in cui il committente, outsourcer, viene approvvigionato dal produttore, outsourcee, condizione dovuta al fatto che non vi è la possibilità di svolgere autonomamente l’attività soggetta all’esternalizzazione.

Ulteriore definizione di questo termine è riscontrabile in quelle situazioni in cui le imprese instaurano una relazione bilaterale con una società terza al fine di poter svolgere l’attività nel migliore dei modi, poiché non reperibili nell’organizzazione stessa.

L’Outsourcing può essere una componente importante della gestione qualità, secondo il modello ISO 9001, con questo termine si considera quel processo che riguarda la realizzazione del servizio o del prodotto, che viene affidato all’esterno, parzialmente all’esterno o all’interno dell’azienda, sfruttandone le conoscenze.

Affinché si possa avere un quadro più dettagliato di cosa sia l’Outsourcing è opportuno analizzare alcuni esempi e gli ambiti in cui viene utilizzato maggiormente. Diverse aziende affidano la pianificazione dei dipendenti a servizi di terze parti per ottimizzare i processi interni. L’esternalizzazione dei servizi è molto utile anche per la formazione del personale che può aggiornarsi periodicamente per migliorare la produttività.

Una delle problematiche più rilevanti in un contesto aziendale è la sicurezza del sistema informatico. Affidarsi a un’impresa esterna per gestire al meglio il sistema informatico consente di ridurre le criticità e di evitare che il processo produttivo si fermi. Un’infrastruttura sicura permette di pianificare meglio la produzione interna.

Condizione che si verifica costantemente è l’Outsourcing per l’ambito legale. Non tutte le aziende dispongono di un’area dedicata alle pratiche giudiziarie, preferendo un servizio di terze parti per la risoluzione di tali problematiche.

La gran parte delle aziende preferisce occuparsi internamente dello sviluppo, della produzione e della commercializzazione dei prodotti, ma usualmente la componente marketing viene assegnata a servizi esterni. Soprattutto la vendita e l’acquisto in Paesi lontani necessita di conoscenze specifiche che solo alcuni servizi riescono a garantire.

L’Outsourcing è particolarmente evidente nell’ambito pubblicitario, poiché il produttore preferisce che un’altra azienda si occupi di tutta la parte di promozione dei suoi prodotti. Usualmente la pubblicità viene associata alla comunicazione, migliorando l’impatto sul target di riferimento.

Outsourcing: come funziona l’esternalizzazione dei servizi

Nel momento in cui si utilizza l’Outsourcing, in cui è previsto un appalto di alcune funzioni, processi o servizi di una specifica azienda, è opportuno conoscerne il funzionamento per non riscontrare incompatibilità con i contratti. Affinché si possa ottenere un’esternalizzazione delle attività accessorie è indispensabile che vengano coinvolti due soggetti nel contratto d’appalto: appaltatore e committente.

L’appaltatore rappresenta l’impresa che assume, che si incarica di gestire direttamente il rischio d’impresa, formando i dipendenti coinvolti nelle attività, garantendo il rispetto legale. Il committente rappresenta la società che necessita del servizio o di uno specifico processo, e si impegna nel corrispondere all’appaltatore il denaro per il lavoro in Outsourcing. L’esternalizzazione può essere stipulata non solo tramite il contratto d’appalto, ma anche con un contratto d’opera oppure subfornitura.

Outsourcing: benefici per le aziende

La crescita esponenziale dell’Outsourcing in Italia è data principalmente dai tanti vantaggi che si possono trarre. Ogni azienda può usufruire di un servizio di esternalizzazione dei processi in base alle proprie esigenze e alle attività interne che intende migliorare.

• Consulenza: uno dei vantaggi nell’affidarsi a un’azienda di terze parti è la possibilità di usufruire delle conoscenze nel settore di riferimento. Affidarsi a persone competenti in un ambito specifico può velocizzare i processi decisionali.
• Rischio d’impresa: beneficio da non sottovalutare è la completa assunzione del rischio d’impresa da parte dell’Outsourcer, condizione che rende molto più semplice l’approccio all’interno della propria società. In molti casi non si ha il desiderio di cimentarsi in nuovi mercati per paura di un investimento sbagliato, in questo caso si limitano notevolmente le criticità.
• Spese organizzative: ulteriore elemento da valutare è l’azzeramento delle spese da parte del committente, inerenti soprattutto alla gestione di tutti gli aspetti organizzativi. Una volta che viene delegato il lavoro, sarà l’appaltatore a gestire tutti i processi, al fine di ottenere i risultati migliori per il business plan pianificato.
• Copertura del servizio: quando si utilizza una soluzione in Outsourcing la società che ha bisogno del servizio ha la massima garanzia della copertura, poiché viene stipulato un contratto d’appalto in cui sono inserite le linee guida da rispettare. Avere un’ottima base da cui partire permette al committente di organizzare al meglio le altre problematiche interne, lasciando all’appaltatore tutte le attività esterne.
• Business focalizzato: nel momento in cui l’appaltatore sta ottimizzando i processi o le attività commissionate, l’azienda di riferimento può gestire in modo focalizzato le attività interne. Sebbene ogni azienda possa servirsi di più contratti d’appalto con società terze, il core business verrà gestito internamente. Con un servizio di esternalizzazione si potranno focalizzare le proprie competenze verso il miglioramento dei servizi principali.
• Partner specifici: beneficio da non sottovalutare dell’Outsourcing è da identificare nella gestione del servizio che viene affidata a un partner con un know how specializzato. Le competenze dedicate consentono di velocizzare i processi decisionali e di produrre strategie migliori, siano esse volte al marketing oppure ad altro.
• Detrazioni: uno dei punti di forza di questo sistema è da ricercare nella detrazione IRAP. Infatti, le aziende possono detrarre sul 100% del costo del servizio in Outsourcing. Le attività lavorative che sfruttano al meglio tale detrazione possono ricavarne un enorme vantaggio, sia nel breve che lungo periodo.
• Collaborazione univoca: scegliere di esternalizzare i servizi aziendali equivale a collaborare in modo univoco con l’appaltatore. Le società possono contare su un unico referente per le attività esternalizzate, intervenendo prontamente in caso di una modalità d’azione poco a fuoco.
• Standard: le società di Outsourcing garantiscono una certa standardizzazione dei processi gestiti. Una condizione di questo genere permette di competere con le altre aziende e di migliorare le attività interne.
• Costi: vantaggio che rende l’Outsourcing una strategia efficace è da ricercare nella variabilità dei costi in funzione dei volumi assegnati. Ogni società può definire un business plan differente e adattare i servizi esterni ai propri bisogni. Si possono definire i budget per ogni attività esternalizzata e avere un quadro dettagliato dei costi e dei possibili ricavi.

Conclusioni

L’Outsourcing rappresenta una soluzione sempre più utilizzata dalle aziende che intendono migliorare i processi della propria attività lavorativa. Scegliere la tipologia di contratto e il servizio migliore consentono di ottenere risultati significativi e la sicurezza di una collaborazione affidabile.