01 Ott Reception: il valore aggiunto di una azienda
Il ruolo di receptionist è fondamentale per qualsiasi tipologia di azienda, non solo per alberghi ed altre strutture ricettive. Infatti, la prima impressione che un’azienda dà ad un cliente è importante affinché possano crearsi le condizioni per concludere una vendita oppure un affare.
Per questa ragione è estremamente importante prepararsi adeguatamente per accogliere al meglio i clienti, dando loro un cordiale benvenuto e soprattutto preparandoli al meglio secondo quelle che sono le prerogative aziendali. Non a caso, se vuoi diventare un receptionist aziendale, devi seguire un preciso percorso formativo.
Receptionist aziendale mansioni
Per capire al meglio quali sono le mansioni previste dal ruolo di receptionist aziendale, devi conoscerne le caratteristiche. Innanzitutto, hai il primo contatto con il potenziale cliente per cui devi incarnare al meglio lo spirito dell’azienda che in quel momento rappresenti. Devi essere sempre estremamente cortese ed avere un linguaggio ottimale che possa invogliare il cliente nel concludere un acquisto o magari sottoscrivere un importante contratto.
Dunque, il primo aspetto di questo lavoro è quello di essere necessariamente sempre gentile e ben educato. Devi proporti sempre in maniera positiva nei riguardi del cliente dando un’immagine flessibile e dinamica. Invoglialo nel valutare tutte le peculiarità e le offerte che l’azienda che rappresenti è in grado di offrire. Tra l’altro, in ragione della sempre maggiore concorrenza che le aziende trovano, soprattutto nel mondo on-line, devi cercare di essere convincente e soprattutto dimostrare enorme competenza.
Qualora tu dovessi dare una brutta impressione al cliente, sarà piuttosto difficile che questi continui a valutare l’opportunità di portare a termine l’affare. Puoi già intuire come il receptionist aziendale abbia mansioni molto importanti e delicate, giacché devi trasmettere in pochissimi minuti tutti i valori della tua azienda e soprattutto i suoi punti di forza e i vantaggi. Dunque, la tua principale mansione è quella di ascoltare attentamente la richiesta del cliente e quindi focalizzarti sulle sue esigenze enfatizzando i motivi per i quali la tua azienda sia in grado di soddisfarlo in pieno.
Questo richiede anche una certa capacità di improvvisare e quindi di proporre le possibili soluzioni più adatte alle sue esigenze, prima di consentirgli di approfondire la questione con personale appropriato. Un altro aspetto essenziale nel caso tu voglia intraprendere questa professione, è quello di avere un carattere adatto. Devi sempre armarti di grande pazienza ed essere capace di mediare e comunicare con facilità con il tuo interlocutore. Atteggiamenti eccessivamente rigidi avranno un effetto controproducente e certamente non potrai svolgere al meglio questa professione.
Quali sono i compiti di un receptionist aziendale
Sono diversi i compiti che devi assolvere ricordando come la tua figura sia importantissima per l’azienda.
Alcuni studi del settore, infatti, hanno dimostrato che un’importante percentuale di business aziendale viene influenzata dalla capacità della receptionist. Innanzitutto, il tuo principale compito è quello di accogliere il cliente.
Non solo dovrai accoglierlo nel suo ingresso, ma soprattutto accompagnarlo idealmente verso l’ambiente ricercato, in funzione delle sue esigenze dimostrando di sempre disponibile e soprattutto cortese. Devi farlo sentire a suo agio e i risultati saranno straordinari. Ovviamente, devi anche essere in grado di rispondere in maniera corretta e professionale a tutte le sue richieste di informazioni.
Questo prevede uno studio a monte di tutte le peculiarità dell’azienda che rappresenti e soprattutto le caratteristiche dei servizi e dei prodotti proposti. Insomma, il receptionist è un professionista a tutti gli effetti che deve conoscere in maniera ottimale i processi aziendali e le caratteristiche di prodotti servizi.
A conferma di come questa figura professionale negli ultimi anni si sia evoluta e abbia aggregato sempre più compiti e mansioni, c’è il fatto che dovrai non solo fornire indicazioni adeguate e monitorare gli ingressi dell’azienda, ma anche svolgere diverse questioni di natura amministrativa. Oltre che risponde al telefono e smistare le chiamate verso i vari reparti dell’azienda, devi anche occuparti di tutta la gestione della documentazione in entrata e in uscita.
Devi, insomma, essere particolarmente abile nell’organizzare il volume di documentazione ed archiviarlo con estremo rigore, in maniera tale da poterlo consultare semplicemente. Un altro compito altrettanto importante per la tua azienda è quello di allestire le sale riunioni. Nelle sale riunioni vengono prese importanti decisioni che riguardano la strategia aziendale per cui devi mettere a disposizione dei vari professionisti tutti gli strumenti idonei per poter esporre e discutere su un determinato progetto.
Il percorso formativo per diventare un receptionist aziendale
Avrai avuto modo di capire come il receptionist aziendale debba soddisfare numerose mansioni e quanto sia un valore aggiunto per un’azienda. Un interessante parallelo per rimarcare ancora una volta l’importanza di questa attività, è quello legato ad un sito web. Infatti, un aspetto vitale per un’azienda che si affaccia nel mondo del web, è quello di avere un portale che sia rappresentativo della propria idea di fare business e che possa consentire di conoscere al meglio le qualità e le potenzialità dei prodotti e dei servizi proposti.
Anche in questo caso, il receptionist è il primo punto di contatto che un cliente ha con l’azienda. Devi accoglierlo al meglio e devi essere preparato dal punto di vista tecnico ed è per questo che è previsto un percorso formativo che ti consenta di operare con queste mansioni. Innanzitutto, dovrai apprendere la maniera più adeguata di presentarti esteticamente ai clienti. Devi avere uno stile che sia in piena sintonia con quello che è il messaggio che l’azienda vuole dare ai clienti e soprattutto degli affari che ha sempre in perfetto ordine.
La prima impressione, praticamente in tutte le varie sfaccettature della vita, ha molta rilevanza. Devi apprendere anche le metodologie più appropriate per comunicare al cliente il concetto di ospitalità.
Impara a capire dal primo sguardo il carattere del cliente che ti trovi davanti e quindi accoglilo al meglio, certamente non devi essere scortese e soprattutto devi immedesimarti in un ruolo che ha come principale obiettivo non solo quello di consentire la sottoscrizione di un contratto, ma anche di fidelizzare il nome del brand nei confronti del tuo interlocutore.
Come iniziare a svolgere questa professione
Ci sono alcune prerogative che devi sviluppare. Devi avere una marcata predisposizione nei rapporti interpersonali e nel contatto con il pubblico. Per avere a disposizione anche le competenze base, puoi seguire con profitto dei corsi in amministrazione e segretariato. Un percorso alternativo che ti permette ugualmente di prepararti al meglio per svolgere questa attività, è la formazione scolastica di tipo alberghiero anche se c’è uno spiccato indirizzo verso l’ambito turistico.
In aggiunta, devi opportunamente formarti anche per gestire alcuni applicativi informatici ad esempio utilizzare al meglio la posta elettronica oppure i principali programmi previsti dal pacchetto Office. Qualora fosse necessario e previsto dall’azienda per la quale lavori, devi anche seguire corsi di formazione relativi all’utilizzo di particolari sistemi gestionali interni. Un altro tratto indispensabile per poter operare in questo ambiente, è quello di conoscere le lingue straniere ed in particolar modo quella inglese.
Infatti, in un mondo sempre più globalizzato, è alquanto frequente doversi trovare a interagire con un cliente di madrelingua inglese oppure di altre etnie. Sarà tuo compito accoglierlo al meglio ed interagire in maniera corretta. Infine, se possibile, cerca di intraprendere anche corsi che ti permettono di avere conoscenze di base di tipo amministrativo contabile, di lavorare in multitasking e soprattutto di essere sempre costantemente indirizzato al problem solving.