19 Dic L’attività di centralino: l’importanza di una gestione efficace
Per cominciare con il piede giusto ti presentiamo la traduzione di un famosissimo detto inglese: “Tu non hai una seconda opportunità per fare una prima impressione”.
Se ci soffermiamo a pensare, è un’affermazione vera ed attuale, proprio per questo noi di Gensec abbiamo dedicato particolare attenzione, in recenti articoli del blog, all’importanza della cura ai dettagli.
Abbiamo la certezza che in ogni circostanza “l’occhio gioca la sua parte”: puoi essere un manager di azienda, un dipendente oppure un cliente abituale di un negozio ma in ognuna di queste circostanze, quando conosci un nuovo posto oppure devi entrare in contatto con i fornitori, hai la buona abitudine di individuare una figura di riferimento.
Molto spesso si tratta della receptionist/centralinista del punto vendita.
Scopri insieme a noi di Gensec l’importanza di questa mansione: ti forniremo alcuni consigli teorici e pratici per dare alla tua azienda il tono giusto!
Quanto è importante il centralino in una azienda?
La gestione del centralino è certamente un’attività che deve essere svolta con gran professionalità e cortesia, proprio perché coinvolge una delle prime persone con cui il pubblico entra in contatto. Facciamo un esempio pratico e concreto: se hai avuto il bisogno di contattare un’attività commerciale di qualsiasi natura, al fine di ottenere un’informazione/erogazione di un servizio, inconsciamente valuti il comportamento e la qualità della risposta ricevuta.
È molto importante infatti parlare sempre con il sorriso sulle labbra, al fine di trasmettere un buon feeling con l’interlocutore, anche se questo non è fisicamente presente.
A che cosa serve? Quando si comunica con una persona, la gestualità e le espressioni del viso sono considerate dei rafforzativi, al fine di riuscire ad ottenere una conversazione migliore ed efficace.
Numerosi studi testimoniano il fatto che il tono di voce è strettamente interconnesso al proprio stato d’animo, alla postura del corpo e alle espressioni facciali.
Per giungere una conclusione a questo breve incipit potremmo certamente dire che il centralinista ha il fondamentale compito di proiettare l’immagine dell’azienda, proprio per questo nulla deve essere lasciato al caso.
Non è sufficiente che esista: il centralino deve essere funzionante
Ti è mai capitato di fare una telefonata e dover aspettare a lungo pur di ricevere una risposta?
È inutile negarlo, l’azienda in questione non ha fatto certamente una buona impressione e non dimentichiamo un aspetto fondamentale: un cliente insoddisfatto può essere fonte di cattiva pubblicità.
Per questo Gensec vuole offrirti alcune direttive su come dovrebbe funzionare il centralino:
- Non interrompere mai l’interlocutore, specialmente quando è impegnato nell’esposizione di un concetto;
- Chiedere sempre conferma, per qualunque tipologia di risposta. È il miglior modo per fornire una buona impressione, garantisce un senso di sicurezza e protezione;
- Ascoltare in modo attento, utilizzando espressioni quali “certamente, comprendo la sua situazione”, “non si preoccupi posso immaginare”, “perfetto, procediamo come meglio desidera”;
- Rispondere in un tempo breve alla telefonata: l’attesa è fonte di irritazione degli utenti;
- Interpretare i bisogni delle persone, le quali non sempre hanno la capacità di esprimersi in modo preciso e puntuale;
- Utilizzare frasi di aiuto e sostegno, evitando frasi negative e condizionali tra cui “non so come procedere, potrei provare ad informarmi”.
Un errore comune è quello di perdere troppo tempo in discorsi personali. Sebbene sia importante mantenere delle buone relazioni con i clienti, bisogna sempre ricordarsi che una telefonata lunga potrebbe determinare un allungamento dei tempi di attesa di altre persone che stanno cercando di chiamare l’azienda.
Il centralinista ideale
Gensec offre professionisti esperti nel settore di competenza, i quali garantiscono ad un’azienda l’immagine che da tempo desidera.
L’attività svolta dai nostri dipendenti assicura non solo la gestione del centralino ma anche:
- Smistamento della posta, fax in entrata e in uscita;
- Accoglienza delle persone e dei visitatori che si recano presso l’ufficio/punto vendita;
- Attività di booking office, le quali comprendono prenotazioni e organizzazione di soggiorni lavorativi;
- Gestione delle spedizioni interne/esterne;
- Aggiornamento contatti telefonici.