21 Nov Il servizio di assistenza ed accoglienza di una reception
Il servizio di accoglienza clienti ed ospiti offerto alla reception ad esempio di hotel, banche, multinazionali ed in linea generale di un’azienda è davvero importante ed essenziale per trasmettere un’immagine positiva sia del luogo di lavoro che del personale ad ogni nuovo potenziale cliente, bisognoso dell’erogazione di un servizio.
Sembrerà banale ma la soddisfazione di un consumatore è strettamente interconnessa anche alla reception a cui si rivolge solamente per chiedere delle informazioni. Proprio per questo la reception dovrebbe essere un luogo dotato di buona luminosità ed un bel bancone, con professionisti capaci di trasmettere all’ospite positività, per renderlo soddisfatto.
Requisiti richiesti all’addetto reception e centralino
Per la professione di addetto/a alla reception, Gensec seleziona professionisti predisposti ad avere:
- Atteggiamenti positivi e gradevoli, nei confronti di colleghi, clienti e fornitori;
- Formazione professionale adeguata, per svolgere le diverse attività del proprio lavoro, avendo anche la giusta predisposizione alla gestione di situazioni delicate e complesse.
- Il problem solving è essenziale, per il proseguimento del lavoro – sia personale che dell’azienda- con lo scopo di rendere soddisfatto un consumatore, pre e post-vendita.
- Buon aspetto fisico. Come abbiamo detto, la prima impressione ha un impatto rilevante. La gentilezza nel parlare ed offrire soluzioni, un sorriso, l’eleganza nel vestire sono peculiarità fondamentali per ottenere la fiducia, soddisfare un nuovo cliente oppure un prospect.
Gestione del centralino e smistamento delle telefonate
Una delle principali mansioni se si lavora ad una reception è la gestione del centralino. Questa mansione consiste nel rispondere alle chiamate dei clienti e nel comunicare ad essi correttamente le informazioni richieste, ma anche di ricontattarli ed informarli sulle caratteristiche e le condizioni dei propri servizi offerti.
Oltre all’ordinaria amministrazione delle telefonate, si ha lo smistamento delle chiamate, un’attività che richiede particolare attenzione e precisione, per non sbagliare nel saper indirizzare e passare del personale competente della sua stessa azienda, con il quale il cliente ha bisogno di interfacciarsi. L’addetto al centralino deve anche annotare in forma scritta o registrare sul computer aziendale gli eventuali appuntamenti prenotati dai clienti in determinate date future, per le loro visite necessarie a ricevere determinati servizi.
Ritiro della posta tradizionale e gestione di quella elettronica
Chi lavora alla reception è incaricato anche di ritirare dalla cassetta postale oppure direttamente per consegna personale la normale posta spedita come ad esempio: le bollette, i pacchi e di provvedere a consegnarli alle ai destinatari. Un’altra sua attività e mansione di competenza è quella di gestire la posta elettronica motivo per cui è necessario individuare professionisti informatici e con una buona conoscenza della grammatica, i quali sappiano leggere le mail ricevute ed inviarle, con le giuste informazioni da dare ai clienti.
Allestimento delle sale riunioni
Potrebbe essere richiesto, al nostro addetto di reception e centralino – in modo particolare di hotel ed agriturismi- di preparare le sale disponibili, con la fornitura degli apparecchi necessari come un videoproiettore ed altri strumenti utili da far funzionare, per un corretto e completo svolgimento di riunioni o convegni, programmati in determinate date nel corso dell’anno.
Gestione di un servizio con i fornitori
Può essere affidato a chi lavora ad una reception il compito di comunicare e scambiare informazioni utili e necessarie, per l’ordinazione e l’acquisto di nuovi prodotti, di cui rifornirsi da determinati fornitori esterni.
Che cosa può fare Gensec per te?
Il receptionist e l’addetto al centralino rappresentano in qualche modo il biglietto da visita della struttura. Si tratta della prima persona con cui l’ospite entra in contatto, ed è pertanto assolutamente necessario che l’impressione ricavata sia buona, se non ottima.
La figura del receptionist deve offrire la migliore immagine possibile dell’organizzazione a cui appartiene e che rappresenta in quel momento. In sintesi, potremmo dire che il receptionist si deve presentare: paziente, cosciente e abile nel parlare non solo la sua lingua madre, presentandosi con una divisa sempre curata.