23 Apr L’importanza del receptionist nelle aziende
Abbiamo appurato in un recente articolo del blog che la prima impressione è quella che conta, specialmente nelle aziende in cui il contatto con il cliente è diretto e senza mediazioni.
Dopo esserci focalizzati sull’importanza dell’ordine e della pulizia, oggi vogliamo capire insieme a te perché è fondamentale la figura del/della receptionist aziendale, non solo in albergo ma anche in altri luoghi di lavoro.
Innanzitutto, sfatiamo il mito che una buona accoglienza sia necessaria solo in alcuni ambienti, ad esempio negli hotel.
Ti è mai capitato di arrivare in un negozio, essere deciso all’acquisto di un prodotto e rivolgerti ad una commessa poco disponibile che ti porta a rinunciare a tutto? La maglietta in questione poteva piacerti moltissimo, però sei anche dell’idea che potrai trovarla da un’altra parte.
Immaginiamo che l’accoglienza della tua azienda sia proprio così: perderesti sicuramente moltissime possibilità di conclusione di un contratto.
Per questo è fondamentale che sia affidata ad una persona esperta e con caratteristiche specifiche. Scopriamo insieme quali!
Receptionist ideale: definiamo insieme le caratteristiche
Il primo ruolo che ci viene in mente quando pensiamo ad un/una receptionist aziendale è una persona che risponde al telefono, gestisce le prenotazioni e si interfaccia con i nuovi ospiti della struttura, fornendo loro le chiavi della stanza quando si tratta di un albergo.
In realtà questa mansione racchiude un compito carico di responsabilità.
Partiamo da un esempio comune alla vita di tutti i giorni: siamo più invogliati a ritornare in un posto quando siamo felici di interloquire con una persona capace di farci sentire a casa quando siamo in viaggio ma anche di iniziare bene una giornata di lavoro nel momento in cui siamo ospiti in una sede di un cliente/fornitore.
Essendo la prima persona con cui si entra in contatto, deve necessariamente essere gentile e beneducata, rapportandosi in modo positivo con le persone che incontra. Dobbiamo inoltre considerare un fattore molto importante: viviamo in un periodo storico in cui siamo quotidianamente sottoposti a moltissimi stimoli.
Che cosa significa? Che non è per niente difficile trovare nel mondo online un elenco di aziende capaci di offrire proprio quello che davi tu, al tuo cliente!
A questo punto è fondamentale chiedersi il motivo per cui il receptionist è indispensabile.
Perché in pochissimi minuti deve trasmettere i valori dell’azienda presso cui esercita il suo compito mostrandosi cortese, cordiale e disponibile.
Le sue mansioni principali sono: ascoltare il cliente, focalizzarsi sulle sue esigenze e richieste e trovare soluzioni adatte e corrispondenti alle aspettative iniziali.
Per questo motivo l’aspetto caratteriale del professionista risulta particolarmente importante; doti come la pazienza, lo spirito di adattamento, la capacità di mediare, la capacità di comunicazione e la facilità di rapportarsi con gli altri sono davvero indispensabili.
Quali compiti svolge un receptionist?
I compiti di un addetto in questo settore sono molteplici, tra cui:
- Accogliere il cliente. Non solo limitandosi ad andarlo a prendere alla porta ma accompagnandolo all’ambiente desiderato con un sorriso e frasi di cortesia ma soprattutto garantendo ogni comfort immaginato al suo arrivo.
- Rispondere alle richieste di informazioni. Il receptionist deve quindi avere accesso a moltissime nozioni, facendosi sempre trovare pronto e disponibile alla sua postazione, ascoltando con attenzione le esigenze e trovando una soluzione alle possibili problematiche;
- Fornire indicazioni adeguate. Con toni sempre gentili e cortesi: non dimentichiamo che una risposta banale e scontata per gli esperti del settore e dell’ambiente può non esserlo per chi non è partecipe/interessato al contesto aziendale di riferimento.
- Vigilare e monitorare gli ingressi. Essendo la prima persona presente all’ingresso della struttura, è più facile individuare l’intrusione di soggetti esterni non interessati alla struttura/ malintenzionati.
- Svolgere mansioni amministrative, quali: rispondere al telefono, smistare le chiamate in ingresso, occuparsi delle mail e della documentazione in entrata ed uscita. Molto importante, per questo ultimo punto, sapersi organizzare ed archiviare i dati con rigore, riconoscendo le priorità ed i principi dell’azienda.
- Allestire delle sale riunioni, attività per cui la cura ai dettagli diventa fondamentale, specialmente quando devi esporre un progetto a cui hai lavorato per molto tempo, ad un cliente/fornitore oppure partner.
Come si deve presentare un receptionist?
Essendo il receptionist la prima figura con cui il cliente si relaziona, è molto importante che sia curata anche nella presentazione estetica.
Ci sono tantissimi modi per comunicare ai clienti il concetto di ospitalità, che si tratti di donna o uomo non fa differenza: attenzione ai particolari, puntualità, cortesia ma soprattutto indossare una divisa che riesca a fidelizzare il nome del brand con l’interlocutore.
Bisogna infatti notare che il receptionist rappresenta in qualche modo il biglietto da visita della struttura, è la prima persona con cui l’ospite entra in contatto, ed è pertanto assolutamente necessario che l’impressione che l’ospite ne ricava sia buona, se non ottima. La figura del receptionist deve offrire la migliore immagine possibile dell’organizzazione a cui appartiene e che rappresenta in quel momento.
In sintesi, potremmo dire che il receptionist si deve presentare: paziente, cosciente e abile nel parlare non solo la sua lingua madre.