22 Ott L’importanza della cura ai dettagli: come allestire la sala riunioni
È vero, non bisognerebbe mai giudicare un libro dalla copertina, eppure dobbiamo ammettere che la prima impressione molto spesso influenza la considerazione di un ambiente, una persona o una situazione.
La cura dei dettagli diventa fondamentale, specialmente nel momento in cui devi svolgere una riunione con clienti, partner o fornitori.
Esistono metodi efficaci ed economici, i quali ti consentiranno di riuscire ad ottenere il risultato sperato e desiderato così da poter trasmettere, sin da subito, un’ottima immagine della tua azienda.
L’attenzione ai particolari e l’ordine sono sempre utili, specialmente per trasmettere agli ospiti una sensazione di affidabilità e sicurezza.
Come allestire una sala riunioni?
Tu e il tuo team avete lavorato per moltissimo tempo ad un progetto, di cui siete entusiasti e non vedete l’ora di esporlo al vostro superiore, cliente o partner?
Non vi resta che curare l’allestimento ma avete moltissime cose a cui pensare? Gensec vuole fornirvi qualche consiglio utile e pratico: da anni selezioniamo professionisti del settore, specializzati in organizzazione e cura degli ambienti, che ti forniranno i migliori spunti per ottenere una sala meeting provvista di comfort e curata in ogni dettaglio.
Ecco i principali punti da tenere a mente quando decidi di allestire una sala meeting:
- Considera lo spazio minimo necessario per ogni persona: uno dei peggiori fastidi quando bisogna partecipare ad un meeting o ad una riunione è certamente quello di non avere lo spazio fisico sufficiente per muoversi.
Se fossi tu l’ospite, che cosa penseresti? Probabilmente che non hanno dato abbastanza importanza alla tua presenza.
Per evitare quindi questi spiacevoli inconvenienti, ricorda di lasciare uno spazio di 10-15 cm tra le sedute.
- Non sottovalutare la scelta delle sedute: si sa, tutti noi abbiamo un tasso di attenzione in direttamente proporzionale all’interesse dell’argomento che stiamo esponendo o ascoltando.e non riusciamo però a posizionarci comodamente, è molto più facile cadere in distrazione e pensare ad altro.
Proprio per questo ti consigliamo di avere a disposizione sedute ergonomiche per i tuoi ospiti che consentano libertà nei movimenti ed il mantenimento di una postura corretta.
Il supporto lombare nello schienale è la migliore opzione per mantenere la schiena dritta.
- Tieni a mente l’importanza dei tavoli: una buona base su cui appoggiarsi è necessaria, specialmente se, durante l’esposizione, gli ospiti devono prendere appunti. È importante quindi allestire la sala riunioni con tavoli che siano dell’altezza giusta e soprattutto in sintonia con la grandezza della stanza in cui saranno inseriti, così da non ridurre al minimo lo spazio di passaggio e di conseguenza il comfort.
- Attrezza le pareti e organizza il materiale utile durante i meeting: listini, cataloghi, riviste, sono essenziali negli incontri lavorativi. Sfrutta ogni spazio a tua disposizione, organizzandolo nel migliore dei modi, così da non dover interrompere la riunione e fornendo un’immagine organizzata e professionale.
- Arredare la sala riunioni con la lavagna interattiva: aiuta ad aumentare la produttività, agevola la collaborazione tra colleghi e la condivisione delle idee, permettendo eventualmente di modificare file anche all’ultimo minuto, qualora sia presente un errore.
Rendere un ambiente accogliente
Abbiamo elencato le principali componenti che non possono mancare per fornire il miglior servizio a clienti, fornitori e partner.
Cosa ti resta da fare per rendere un ambiente accogliente?
Noi di Gensec riteniamo che arredare una sala riunioni con le piante ha enormi benefici per le persone che vi trascorrono del tempo.
Grazie alla loro capacità naturale di rilasciare ossigeno purificano l’aria dagli agenti inquinanti, migliorano l’umore, riducono lo stress e aumentano la produttività.
Molto importanti sono anche i colori che scegli per allestire la sala meeting: le tinte migliori per conciliare l’attenzione e ridurre la fatica della vista sono quelli chiari, primo fra tutti il bianco e le sfumature pastello.
Ultimo aspetto ma non meno importante: i sistemi d’illuminazione per la sala. Oggi si prediligono soluzioni tecniche e di stile, che rispondano alla necessità di creare un ambiente formale, ma allo stesso tempo salutare ed elegante. Gli esperti del settore conoscono e rispettano le normative stabilite per l’illuminazione sul posto di lavoro, adoperando le strategie migliori!