29 Gen Receptionist ideali: un’ottima prima impressione fa la differenza
Che sia un ufficio, un albergo, un ristorante, uno studio medico o un museo cambia poco: l’impressione che abbiamo della persona che ci accoglie, contribuisce a creare l’idea che abbiamo del brand. Ecco perché la preparazione, la professionalità, l’aspetto e la competenza del receptionist non possono e non devono essere lasciati al caso.
Receptionist ideale: Accoglienza e prima impressione
Il receptionist, per definizione, è colui che “riceve” e “accoglie” clienti, ospiti e dipendenti all’interno di una qualsiasi struttura. Ma cosa serve per farci sentire accolti?
Innanzitutto è indispensabile avere di fronte una persona capace di metterci a proprio agio, di rispondere alle nostre domande e di fornirci indicazioni.
Inoltre, è molto importante presentarsi nel modo corretto: abbigliamento consono, capelli in ordine, trucco leggero. Meglio evitare gioielli o accessori troppo vistosi, profumi troppo forti o di parlare con la gomma da masticare in bocca.
Il receptionist ideale deve infine avere sempre un’attitudine positiva, toni cortesi, un linguaggio appropriato e un sorriso naturale.
Purtroppo (o per fortuna) questo significa che problemi, arrabbiature, nervosismi o tensioni vanno lasciati a casa, perché chi sta di fronte al receptionist non è –e non deve diventare mai– la sua valvola di sfogo o il capro espiatorio. Anzi, l’ospite/cliente deve sentirsi il più possibile coccolato e deve trovare nello staff un punto di riferimento.
Receptionist ideale: Competenza e professionalità
Anche se purtroppo spesso si tende a dimenticare, la figura del receptionist assolve a diversi compiti, che richiedono: organizzazione, puntualità e competenza.
Chi sta alla reception deve saper rispondere alle domande di chi ha di fronte: deve quindi avere accesso a moltissime informazioni, deve sapere come reperirle e deve riuscire a farlo velocemente. Avere sotto mano l’agenda dei dipendenti –nel caso di un ufficio– oppure conoscere lo stato di disponibilità delle camere –nel caso di un albergo– sono alla base del lavoro del receptionist.
Saper organizzare e archiviare dati con rigore diventa quindi indispensabile per svolgere al meglio il lavoro di receptionist. Conoscere priorità, scadenze e compiti è inoltre fondamentale per far sì che non ci siano intoppi.
Receptionist ideale: Versatilità e disponibilità
Rispettare il cliente, farlo sentire apprezzato e rendersi reperibili è fondamentale per trasmettere disponibilità e affidabilità con il pubblico. Ma essere un buon receptionist significa anche essere un punto di riferimento per il capo, i dipendenti e il resto dello staff. Come farlo?
– Facendosi sempre trovare alla propria postazione
– Rispondendo con chiarezza alle domande e trovando soluzioni ai problemi
– Fornendo supporto laddove necessario
– Ascoltando con attenzione le esigenze di chi si ha di fronte
– Annotando informazioni utili (se qualcuno chiama: nome, contatto, richieste, ecc.)
Receptionist ideale: Mai più senza
LINGUE – In alcuni contesti di più, in altri meno, ma conoscere lingue straniere è sempre un plus per chi lavora alla reception. L’inglese è spesso e volentieri la più importante delle seconde lingue, indispensabile per comunicare con turisti e stranieri provenienti da tutto il mondo. Tuttavia anche altre lingue (come il tedesco, lo spagnolo e il francese) possono tornare molto utili in diverse situazioni.
FEEDBACK – Il primo modo per migliorare è raccogliere pareri e suggerimenti. Poiché il receptionist è spesso l’ultima persona a vedere i clienti/gli ospiti prima che vadano via, può essere utile (in fase di check-out) farsi lasciare un feedback, che serva per fornire spunti interessanti.
PAZIENZA – La capacità di gestire situazioni critiche, imprevisti o atteggiamenti scontrosi e sgradevoli è il primo ingrediente per fare davvero la differenza in questa professione. Mantenere la calma e avere pazienza anche con chi perde le staffe consente di abbassare i toni e di dimostrare superiorità e professionalità.